INTRODUCCIÓN

Este portafolio va dirigido a todas las áreas de nuestra empresa TGD QUALITY, con el fin de optimizar y garantizar el buen uso de los documentos accesibles a nuestros funcionarios, y llevar a cabo los diferentes procesos o métodos para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos.


MISIÓN

TGD QUALITY tiene como propósito  aplicar e innovar con técnicas didácticas para el manejo  y organización de nuestros archivos basándonos en la ley 594 del 2000 del AGN.


VISIÓN

Se pretende, la organización de los archivos en las diferentes áreas de nuestra institución, basándonos en las leyes y normas que rigen los procesos archivísticos.



OBJETIVO GENERAL

Implementar los procesos archivísticos de clasificación, ordenación, descripción y sus respectivas funciones,que deben ser cumplidas por cada funcionario en cuanto al orden de los documentos.



ÉTICA: La ética es una rama cuyo objeto de estudio se centra en la moral como una virtud del ser humano, que se relaciones con deberes la ética es una rama cuyo objeto de estudio se centra en la moral como una virtud del ser humano, que se relaciona con deberes que tiene como ciudadano de una sociedad determinada, y por la cual puede alcanzar un estado de armonía y felicidad en relación a su espacio y al conjunto de individuos con los cuales lo comparte. Podemos distinguir tres tipos de éticas, de acuerdo a su plano de aplicación.

RESPONSABILIDAD: Está obligado a responder por alguna cosa o alguna persona. También es el que cumple con sus obligaciones o que pone cuidado y atención en lo que hace o decide.

HONESTIDAD: La honestidad muestra la actitud de una persona que es fiel a sí misma y se muestra tal y como es en cualquier contexto. Una persona honesta no finge ser quien no es en realidad porque tiene muy claro que ser ella misma es el mejor camino de felicidad y el mejor medio para establecer relaciones personales sólidas.

COMPROMISO: Es la capacidad del individuo para tomar conciencia dela importancia que tiene el cumplir con el desarrollo de su trabajo dentro del plazo que se la ha estipulado. Dicho trabajo debe ser asumido con profesionalidad, responsabilidad y lealtad, poniendo el mayor esfuerzo para lograr un producto con un alto estándar de calidad que satisfaga y supere las expectativas de los clientes.

COMPAÑERISMO: El compañerismo es el sentimiento de unidad entre los integrantes de alguna comunidad o grupo que se haya formado con alguna finalidad. Es algo bastante amplio, en el sentido que este grupo puede ser por ejemplo un grupo de alumnos en un colegio, un equipo deportivo, miembros de alguna comunidad.

ACTITUD: La actitud es la forma de actuar de una persona, el comportamiento que emplea un individuo para hacer las. En este sentido, se puede decir que es su forma de ser o el comportamiento de actuar, también puede considerarse como cierta forma de motivación social de carácter, por tanto, secundario, frente a la motivación biológica, de tipo primario- que impulsa y orienta la acción hacia determinados objetivos y metas. Se define la actitud de la siguiente forma: predisposición aprendida a responder de un modo consistente a un objeto social.

PULCRITUD: Es la condición que tienen aquellos que son pulcros. Pulcro, por su parte refiere a la higiene, el aseo o la delicadeza, ya sea en sentido físico, su forma de expresarse y relacionarse con los demás.


ALCANCE

Dar a conocer el portafolio de servicio al cliente a los funcionarios antiguos y los que ingresan a laborar a la entidad, para que tengan las bases técnicas para el manejo documental de la entidad.



SERVICIOS QUE PRESTA

 a. Usuarios Internos: TGD QUALITY maneja tres áreas que son; área administrativa, área productora y área de ventas para el control y préstamo de documentos.

Usuarios Externos: Están disponibles a supermercados, tiendas, personas naturales; DIAN, INVIMA, Cámara de  Comercio.


b. FUENTES

TGD QUALITY realiza el préstamo de los documentos por medio físico y digital, según sea la necesidad y ubicación del solicitante.


c. CLASES

  • Se realiza el préstamo de  documentos a clientes internos tales como, hoja de vida, investigaciones disciplinarias internas; y clientes externos para pago de impuestos, ingresos y retención, registros, control y vigilancia de la calidad y seguridad de los productos.
  • El préstamos de documentos se realiza por medio de una solicitud, diligenciando un formato de control y préstamo del documento  y es autorizado por la persona encargada de la oficina productora.

  
PROCESOS DE LA ENTIDAD PARA PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
  1. Gerencia General, necesita historia laboral de Miguel Ángel Coronado, para promoción de ascenso.
  2. Gerencia General, remite oficio  a la persona encargada del archivo central solicitando  la historia laboral del nombrado trabajador.
  3. El jefe de archivo da respuesta a la solicitud.
  4. Gerencia General se dirige al archivo central para realizar el diligenciamiento de la planilla de control y préstamo de documentos.
  5. El Jefe de archivo procede a la ubicación del expediente y realiza el procedimiento para el préstamo haciendo el registro en  la planilla correspondiente


           
6. El Gerente General recibe, revisa y se lleva el expediente para respectivo uso.
7. Pasado los 3 días se hace la devolución del expediente.
8. El Jefe de Archivo recibe, revisa y deja el expediente en su lugar correspondiente.



ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS

a. DOCUMENTOS RELACIONADOS

  • Manual de Procesos y Procedimientos
  • Tabla de Retención Documental 
  • Formato Único de Inventario
  • Índices
  • Catálogos


b. ORGANIZACIÓN





c. Archivos de Gestión: 
Cada dependencia es responsable del manejo, tratamiento del archivo de Gestión y su estado es activo.



d. Archivo Central:

El estado del archivo cumple con los criterios de clasificación, ordenación y organización, está distribuido en el depósito de archivo de la siguiente manera; por dependencia y series documentales visualizadas en los estantes y con su respectivo rótulo de identificación.



e. Capacitaciones:

Estas van dirigidas a todo el personal administrativo para que tengan conocimiento del buen manejo de la documentación e implementación de los procesos técnicos que se deben realizar desde el archivo de Gestión, estas capacitaciones se transmiten por medio de conferencias,manuales informativos con todas las normas que rige el AGN para la documentación y talleres donde se evalúan los conocimientos transmitidos.
Estas capacitaciones son realizadas 2 veces al año.



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